【转载】管理时间=管理人生

 


管理时间=管理人生

著名管理学大师彼得格鲁克在《The Effective Executive 卓有成效的管理者》一书中谈到:Everything requires time.  It is the one truly universal condition. 首先,时间是最稀有的资源,做任何事都需要时间,如果不能够管理时间,将无法管理好任何事。效率的高低,取决于时间管理的优劣。其次,时间是non-renewable resource 非可再生资源,如水东流不复回,一经流逝便无法收回。

我们的每一个决策都会涉及时间成本,需要慎重选择“要做”和“不做”的事。可以说管理好时间,就是管理好自己的人生。

悦然的时间管理心得

悦然有意识的管理时间近10年:读过近10本时间管理领域的高分书籍(包括之前在全球最火的3个小目标:更美更强更有序!一文中,和大家推荐过2本时间管理书籍:李笑来的《把时间当做朋友》和David Allen的《Getting Things Done》);下载过20多个时间管理的工具app;为了更好的感知时间流逝,连续1000+天记录自己的每日时间花费。

时间管理让悦然在日常生活中,以更愉悦的心情投入工作和休闲:晒着太阳敲键盘做翻译任务,完工后透过咖啡厅的玻璃天花板,看天上云卷云舒听《冰与火之歌》的有声书;面试时可以有底气的说出:自己是翻译中组织协调能力(含时间精力管理)优秀的,擅长组织协调的人中翻译数一数二。今天就和大家分享下悦然的时间管理心得。

 

走出时间管理的误区

不破不立,分享悦然的时间管理心得前,先带大家走出一些常见的时间管理误区。

误区1:盲目追求学霸日程表,24小时都排满

时间管理,不是为了让自己陷在学习工作中,没有片刻休闲放松的时光;相反,好的时间管理,能够让我们在高效完成学习工作之余放松休闲,有更多时间发展兴趣爱好、陪伴家人和朋友。

同时,不要把自己一天24个小时都排满任务,因为我们往往会高估自己的自觉性,实际只能集中精力1小时,却假设自己可以啃书3小时;并且会低估任务的困难程度,以为只需2小时的事,最后花了3小时的案例在生活中非常常见。再者,排满ABCD四件事,如果第一件事A多花了点时间,就会影响后续BCD这三个任务的安排。

因此,推荐大家在不同任务之间,留有机动时间(比如30分钟),给自己留有余地。

 

误区2:用很多时间管理app,却依旧管不好时间

如何理解时间管理app与时间管理的关系呢?套用英文中一句经典的句子:It is a means to an end, not an end in itself. 它(这里我们指时间管理应用app)是实现目的的一种手段,它本身并不是(值得追求的)目标。

我们下载时间管理app,是将其作为一种手段,去实现时间管理这一目标,而不是纯粹为了下载app而下载。过分关注时间管理app,却没有形成自己的时间管理方法,就是本末倒置,沉浸在自己看起来很专业、不明觉厉的错觉里,却依旧没能够管理好时间。要谨防这个误区。

 

误区3:目标过高,没完成就自我嫌弃

刚开始做时间管理(等任何一件略有难度的事)时,目标定小一点,给自己一点适应的时间,然后慢慢加大任务难度,逐步提高能力。

如果未能完成任务,不要陷入自我贬低、自我嫌弃的怪圈,觉得以此能够负面激励到自己:没用的,只会进入没完成任务--自我嫌弃--继续没完成任务的负面循环。相反,要正向鼓励自己,继续尝试,开始行动,逐步树立起自己可以按照计划完成任务的信心,成长为一个井井有条的人。

 

悦然的五步时间管理法

1
记时间账 感知时间流逝

本文一开头就强调了时间的重要性:时间是宝贵的不可再生资源,是每个人创造价值的生产资料。现实生活中,我们可能会关心自己每一笔钱的去向,是用于报名参加课程,还是去看电影、聚餐了;却常常忽视记录一笔时间账,即我们的时间都用来做什么了?是刷朋友圈、上网络课程,还是出门聚会、陪伴家人了?

悦然每天记录自己的时间账,连续坚持了1000天。一段时间后,有两大收获:

  1. 收获一,能客观认识分别在上网、学习、社交等各类事项上花费的时间,有效避免时间方面的认知偏差:如实际只学习40分钟却主观上认为自己已经苦读了2小时,已经沉迷游戏4小时却觉得不过1小时。
  2. 收获二,因需记录每件事花费的时间,逐渐能较准确地感知时间流逝,即实际花费了1小时读书,在没看手表的情况下,自己也能感知到已经花费了1小时。这项能力看着普通,却好处多多:清楚已经花费的时间,有助于判断还需投入的时间和长期更合理的安排时间。该能力较难通过其他途径培锻炼,刻意记录时间花费是一种有效的培养方式,并且需要坚持一段时间才见效。

 

悦然推荐:提升时间感知能力的方法

  • 每天记录自己的时间花费,推荐用电子文档,方便后期搜索、分析;至少坚持1个月,推荐坚持2-3个月以上,每周回顾一次时间花费,并结合现阶段的目标在下一周微调。形成对时间较准确的感知能力后,可停止。
  • 参考格式:

08:00-09:00,早饭1小时;

09:00-11:00,学习2小时;

11:00-12:00,锻炼1小时;

12:00-14:00,中饭1小时,午睡1小时

14:00-17:00,看书3小时;

17:00-18:30,晚饭1.5小时;

18:30-19:30,看剧1小时;

19:30-21:30,学习2小时;

21:30-23:30,上网1小时,社交1小时;

23:30-08:00,睡觉8.5小时。

 

2

列清单 建立任务仓库

著名影星伊丽莎泰勒说 Too much to do, to little done. 想做的太多,已完成的却太少。这是人生的常态。解决方案是:把所有想做的事都列成清单,建立属于自己的任务仓库,让任务的流入一目了然。好处如下:

  • 建立全面、无遗漏的任务仓库。与其做了A忘了B,突然想起还有任务C,不如把他们都列成清单。
  • 减轻大脑负担。将人比作电脑,脑海中的任务占据了我们的大脑缓存,减缓了电脑的响应速度。列任务清单,相当于给大脑减负,有更多的精力可用于思考、判断、选择等更难的事项。
  • 利于按照不同任务的优先级,合理规划时间。事情有很多类别,一些事是今天、明天想做的,也有本周、本月、甚至任意哪天都可以做的事。

悦然推荐:用好清单app,建立自己的任务仓库

  • 滴答清单app,一款支持多个设备(手机、电脑)实时同步的电子清单,方便添加、回顾、搜索、修改任务。胜过同类产品奇妙清单,因为奇妙清单存在同步功能不稳定的硬伤;支持任务优先级、任务提醒等功能;有免费版和收费版,收费版可以对任务进行更详细的子任务划分,有助于养成将大任务拆解为小任务的良好做事习惯。
  • Things app,付费app,仅限苹果设备,对于读过《Getting Things Done 把事情做完(简称GTD)》一书并认同GTD理念的小伙伴而言非常好用。悦然用过一段时间,该app最妙的就是任务按不同时间单位分为:today 今天、next 接下来、scheduled 计划特定日期、someday 有一天,有助于从较为宏观的角度规划当天、当周、当月、当季度甚至当年、好几年的时间。

左图:滴答清单;右图:Things

除了以上2个app,悦然再推荐2个大家手机上都会有的app和应用,看着不起眼,却特别趁手好用。

  • 微信,微信频繁的打开率和提醒功能(长按聊天记录中的某条信息,会跳出“提醒”功能)让它很适合当做备忘录,自己给自己发微信信息,并将自己置顶即可。
  • 手机自带日历,日历精确的提醒功能(某一天几点几分,是否每周、每月重复等)很适合用来做一些例行事项,比如缴纳水电费、运动等等。
3

数码时代 仍需纸质日程本

在探索时间管理的10年间,悦然尝试过很多方法,综合运用了电子软件和纸质日程本,总结下来:

  • 电子app尤其适合中长期(每周、每月、年度)任务的录入、细化、规划,非常便于添加、修改、后期回顾;
  • 但不可忽视纸质日程本的作用,在网上搜索信息、各个应用间切换时,很容易迷失在电子设备构筑起的虚拟世界中,寄希望于电子设备上的日历、时间管理软件提醒,往往不靠谱,此时极需纸质日程本作为实物提醒,将我们拉回现实世界。且纸质日程本,也很适合写写画画梳理思路,可添加任何相关的票据等实物。

悦然推荐:纸质日程本的正确打开方式

  • 趁早日程本(薄本),为A5大小(A4纸一半,约15cm*21cm),本子厚度约1.5cm,可以放入随身的小包;含每月、每天计划。
  • 推荐左右分栏使用,左边写学习/工作任务,按照任务优先级排序,每天完成3个最为重要或紧急的任务;右边写其他任务,如更新公众号,或购物、出行等生活琐事。对复杂的任务可以细分步骤,方便执行。
  • 做完任务记录下大致花费的时间,巩固对时间的感知,并方便回顾评判自己的做事状态。
  • 日程本左右分栏的参考案例:
工作计划

1. 翻译邮件

2. 完成报告

- 确认提纲

- 完成初稿

- 搜集反馈

- 修改定稿

3. 搜集信息

其他计划

1. 更新公众号

- 文章撰写

- 配图筛选

- 预览

- 发送

2. 给**打电话

3. 买***

 

4

想好再做 任务筛选及排序

比起一股脑的开始做事,行动前开动大脑更重要,做事前至少要花5-10分钟安排当天事情的先后顺序。悦然就是参照这个思路,先规划再行动,去全球最大的精品折扣店纽约Woodbury奥特莱斯时,一天内顺利逛完所有自己感兴趣的店;第一次参观纽约大都会博物馆时,一天内把自己当时感兴趣的展馆都逛完,期间还花了2小时认真看了一个肖像画大师的特别展览。

时间管理也是一样,磨刀不误砍柴工。在真正行动前,要依次思考以下问题:

  • 除去吃饭、洗漱等例行事项,今天有几小时可以做事?
  • 综合考量重要性和优先级,今天完成哪3件事?
  • 每件事需要花费多久时间?今天的时间够完成这3件事吗?
  • 今天要做ABC三件事,先做哪件,后做哪件?(比如可以先做既重要又紧急的事,或者完成了A有助于推进B,那就把A安排在B的前面)
  • 今天不做哪些事,是直接删除这个任务,还是延后到其他时段完成,或者让其他人做?

5

专注形成心流 事半功倍

时间有限,要完成更多事,就需要提高效率。通过专注,我们可以提高单位时间内的效率,甚至达到高度专注的flow 心流状态。flow 心流一词,指将个人精神力完全投注在某种活动上的感觉,为高度专注甚至忘我的状态。

悦然上次更新公众号时就进入了心流状态,集中注意力写得很快,以为只花了1-2小时,一抬头却已是凌晨;苏轼在《赤壁赋》中与友人相谈甚欢“相与枕藉乎舟中,不知东方之既白。” 乐而忘忧,时光飞快,不觉已经彻夜相谈、天都开始蒙蒙亮了。心流或许可遇不可求,但亲测,计时类时间管理app有助于专注。

很多人会采用番茄时钟类app,即以30分钟为一个时间单位,期间工作25分钟,休息5分钟。但悦然认为,专注力不错的小伙伴在完成较复杂任务时,才开始30分钟就需被迫休息不啻为一种干扰,不利于进入心流这样心无旁骛的状态。因此悦然会推荐一些计时更灵活的app。大家选择适合自己的即可。

 

悦然推荐:利于专注的时间管理app

  • iHour,仅限苹果设备,可以设置10+个任务,可自由计时,也包含倒计时(可自定义30分钟、50分钟),有提醒功能。
  • Jiffy,仅限安卓设备,免费版可设置3个任务,相当于安卓版的iHour。
  • 以上软件不仅有利于当下专注任务,也适合每周、每月回顾时间花费,并分析哪项任务的时间投入足够、哪项任务时间投入不够等等。
weinxin
冰水之雁
  • 本文由 发表于 2018年12月7日13:15:41
  • 转载请务必保留本文链接:http://www.ky125.com/2018/12/07/10013/
生长数学_新时代数学教育的行为自觉 精彩转载

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